§1. Definicje

1. 1. Na potrzeby niniejszego Regulaminu użyte poniżej pojęcia oznaczają:
   1. Organizator – Izba Gospodarcza Ciepłownictwo Polskie z siedzibą w Warszawie, ul. Migdałowa 4/22, 02-796 Warszawa.
   2. Wydarzenie / Szkolenie / Konferencja – wydarzenie szkoleniowo-konferencyjne organizowane przez Organizatora, odbywające się w terminie wskazanym w materiałach informacyjnych Organizatora, w formule online za pośrednictwem Platformy.
   3. Platforma – platforma komunikacji elektronicznej Zoom (Zoom Video Communications, Inc.) wykorzystywana przez Organizatora do przeprowadzenia Wydarzenia.
   4. Uczestnik – osoba fizyczna biorąca udział w Wydarzeniu, zgłaszająca się samodzielnie lub zgłoszona przez firmę/instytucję.
   5. Podmiot zgłaszający – przedsiębiorca lub inny podmiot, który dokonuje zgłoszenia Uczestnika (np. pracownika, współpracownika) do udziału w Wydarzeniu.
   6. Formularz rejestracyjny – elektroniczny formularz udostępniony przez Organizatora, służący do zgłoszenia udziału w Wydarzeniu, w szczególności na stronie Organizatora lub stronie dedykowanej wydarzeniu.
   7. Opłata – wynagrodzenie należne Organizatorowi za udział w Wydarzeniu (oraz ewentualne świadczenia dodatkowe), w wysokości i na zasadach wskazanych w materiałach informacyjnych Organizatora.
   8. Materiały – w szczególności prezentacje, pliki, materiały szkoleniowe, opracowania, nagrania udostępniane przez Organizatora lub prelegentów w związku z Wydarzeniem.
   9. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
2. Regulamin określa zasady zgłaszania i uczestnictwa w Wydarzeniu, zasady rejestracji, płatności, rezygnacji, zasady porządkowe obowiązujące w formule online, a także podstawowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.

§2. Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Wydarzenia jest Organizator wskazany w §1 ust. 1 pkt 1.
2. Regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników oraz Podmioty zgłaszające, a także prelegentów, partnerów, sponsorów i inne osoby uzyskujące dostęp do Wydarzenia.
3. Przesłanie Formularza rejestracyjnego jest równoznaczne z:
   1. akceptacją treści Regulaminu,
   2. zawarciem umowy o udział w Wydarzeniu pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem lub Podmiotem zgłaszającym (w zależności od tego, kto dokonuje zgłoszenia i ponosi Opłatę),
   3. potwierdzeniem zapoznania się z klauzulą informacyjną RODO.
4. Aktualna treść Regulaminu publikowana jest na stronie internetowej Organizatora lub stronie internetowej Wydarzenia.

§3. Rejestracja i dane wymagane w Formularzu

1. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest dokonanie rejestracji poprzez Formularz rejestracyjny, chyba że Organizator dopuści inną formę zgłoszenia w sposób wyraźny (np. wyjątkowo, w formie e-mail).
2. W Formularzu rejestracyjnym Uczestnik/Podmiot zgłaszający podaje co najmniej następujące dane Uczestnika:
   1. imię i nazwisko,
   2. adres e-mail (niezbędny do przesłania informacji organizacyjnych oraz dostępu do Platformy),
   3. numer telefonu kontaktowego (o ile jest wymagany w Formularzu).
3. Formularz może obejmować również dane firmy/instytucji, na rzecz której wystawiona będzie faktura (w szczególności: firma, adres, NIP, e-mail do faktury).
4. Poprzez wypełnienie Formularza rejestracyjnego Uczestnik/Podmiot zgłaszający oświadcza, że:
   1. podane dane są prawdziwe i aktualne,
   2. jest uprawniony do działania w imieniu podmiotu, którego dane wpisuje (w razie zgłoszenia cudzej osoby),
   3. zapoznał się z Regulaminem i akceptuje jego treść,
   4. zapoznał się z klauzulą informacyjną RODO.
5. W Formularzu mogą być udostępnione odrębne, dobrowolne zgody marketingowe; ich wyrażenie nie jest warunkiem udziału w Wydarzeniu.
6. Rejestracja jest skuteczna, gdy:
   1. Formularz został prawidłowo wypełniony i przesłany,
   2. Organizator przesłał potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, oraz
   3. w przypadku wydarzenia odpłatnego – Opłata została zaksięgowana na rachunku Organizatora w terminie wskazanym w materiałach organizacyjnych lub na fakturze pro forma (jeżeli jest stosowana).

§4. Nabór, limity miejsc, lista rezerwowa

1. Organizator może określić limit miejsc (limit dostępów) na Wydarzenie; o przyjęciu decyduje w szczególności kolejność skutecznych zgłoszeń.
2. Organizator może prowadzić listę rezerwową.
3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny, w szczególności w razie wątpliwości co do prawdziwości danych, próby obejścia zasad udziału lub uprzednich naruszeń regulaminów Organizatora.

§5. Opłaty, płatności i faktury

1. Wysokość Opłat oraz ewentualnych świadczeń dodatkowych określona jest w komunikacji Organizatora (w tym na stronie Wydarzenia lub w materiałach rejestracyjnych).
2. Ceny podawane są jako brutto (z VAT), o ile nie wskazano inaczej.
3. Płatności dokonywane są przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Organizatora lub za pomocą innych udostępnionych metod płatności.
4. Brak płatności w terminie może skutkować anulowaniem zgłoszenia.
5. Faktury są wystawiane na dane podane w Formularzu oraz przekazywane na wskazany adres e-mail.

§6. Dostęp do Platformy i wymagania techniczne

1. Wydarzenie odbywa się online za pośrednictwem Platformy Zoom. igcp.pl
2. Organizator przekaże Uczestnikowi (na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu) informacje organizacyjne, w tym link dostępu do Platformy, nie później niż w terminie wskazanym w komunikacji Organizatora, a w braku wskazania – w rozsądnym terminie przed rozpoczęciem Wydarzenia.
3. Dostęp do Wydarzenia może mieć charakter:
   1. indywidualny (imienny) – przypisany do Uczestnika, albo
   2. organizacyjny – przypisany do Podmiotu zgłaszającego w liczbie dostępów odpowiadającej liczbie zgłoszonych Uczestników, zgodnie z informacją Organizatora.
4. Uczestnik zobowiązany jest we własnym zakresie zapewnić:
   1. urządzenie końcowe umożliwiające korzystanie z Platformy (komputer/tablet/telefon),
   2. stabilne połączenie z siecią Internet,
   3. aktualne oprogramowanie oraz – w razie potrzeby – aplikację Zoom.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne po stronie Uczestnika lub Podmiotu zgłaszającego, w tym w szczególności wynikające z braku łączności, niedostatecznych parametrów sprzętu lub konfiguracji środowiska IT Uczestnika.

§7. Zasady udziału w formule online (porządek, bezpieczeństwo, zasady komunikacji)

1. Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do poleceń Organizatora oraz zasad porządkowych obowiązujących na Platformie.
2. Uczestnicy zobowiązani są do utrzymywania przez cały czas trwania Wydarzenia wyłączonych kamer i mikrofonów, chyba że Organizator w sposób wyraźny dopuści czasowe włączenie mikrofonu w ramach moderowanej sesji pytań i odpowiedzi.
3. Uczestnik zobowiązuje się do korzystania z funkcji czatu/Q&A zgodnie z przeznaczeniem, z poszanowaniem zasad współżycia społecznego oraz dóbr osobistych innych osób. Zabronione są w szczególności treści bezprawne, obraźliwe, wulgarne, nawołujące do nienawiści lub naruszające prawa osób trzecich.
4. Organizator jest uprawniony do:
   1. wyciszenia Uczestnika, zablokowania mikrofonu lub kamery,
   2. usunięcia Uczestnika z Wydarzenia,
   3. zablokowania dostępu (w tym w przypadku wykrycia udostępniania linku dostępu osobom nieuprawnionym), jeżeli Uczestnik narusza Regulamin lub zakłóca przebieg Wydarzenia. W takim przypadku Uczestnikowi nie przysługuje zwrot Opłaty, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
5. Zabronione jest wnoszenie do Wydarzenia treści stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa lub informacji poufnych osób trzecich bez podstawy prawnej do ich ujawnienia.

§8. Nagrywanie, utrwalanie przebiegu Wydarzenia i zakaz nieuprawnionej rejestracji

1. Bez uprzedniej, wyraźnej zgody Organizatora zabronione jest utrwalanie, nagrywanie, zgrywanie, fotografowanie ekranu, retransmisja lub jakiekolwiek rozpowszechnianie przebiegu Wydarzenia (w całości lub w części), w szczególności przy użyciu funkcji nagrywania Zoom, oprogramowania zewnętrznego lub urządzeń rejestrujących.
2. Organizator może utrwalać przebieg Wydarzenia w zakresie obejmującym w szczególności obraz prezentacji, materiały wyświetlane przez prelegentów oraz dźwięk prelegentów (jeżeli przewidziano transmisję audio prelegentów), a także treść pytań zadawanych na czacie/Q&A – w celach dokumentacyjnych, szkoleniowych, jakościowych lub informacyjnych.
3. Ze względu na obowiązek wyłączonych kamer i mikrofonów po stronie Uczestników, Organizator nie zakłada utrwalania wizerunku ani głosu Uczestników. Jednocześnie Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że w utrwaleniu mogą incydentalnie ujawnić się dane identyfikacyjne konta (np. wyświetlana nazwa Uczestnika) oraz treść wpisów na czacie/Q&A, jeżeli Uczestnik z tych funkcjonalności korzysta.
4. Naruszenie zakazu, o którym mowa w ust. 1, może stanowić podstawę:
   1. niezwłocznego zablokowania dostępu Uczestnika do Wydarzenia,
   2. dochodzenia roszczeń cywilnoprawnych przez Organizatora lub uprawnionych autorów, w tym z tytułu naruszenia praw autorskich lub dóbr osobistych,
   3. zawiadomienia właściwych organów – jeżeli zachowanie wyczerpuje znamiona czynu zabronionego.
5. Zabronione jest wnoszenie do Wydarzenia treści stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa lub informacji poufnych osób trzecich bez podstawy prawnej do ich ujawnienia.

§9. Materiały i prawa autorskie

1. Materiały podlegają ochronie prawnej, w szczególności na podstawie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Uczestnik może korzystać z Materiałów wyłącznie na własny użytek wewnętrzny, w zakresie niezbędnym do udziału w Wydarzeniu i zapoznania się z treścią, bez prawa dalszego rozpowszechniania, udostępniania, publikacji, sprzedaży, komercyjnego wykorzystania lub modyfikacji – chyba że Organizator lub uprawniony autor wyraźnie postanowi inaczej.
3. Uczestnik, który udostępnia Organizatorowi lub w ramach Wydarzenia własne treści, oświadcza, że przysługują mu do nich odpowiednie prawa oraz że ich wykorzystanie nie narusza praw osób trzecich.

§10. Rezygnacja z udziału i zmiany

1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Wydarzeniu, przesyłając oświadczenie na adres e-mail Organizatora wskazany w materiałach wydarzenia.
2. Za datę rezygnacji przyjmuje się datę wpływu wiadomości e-mail do Organizatora w dni robocze; wiadomości wysłane w dni wolne od pracy uważa się za doręczone następnego dnia roboczego.
3. Zasady zwrotu Opłat (w tym termin, po którym zwrot nie przysługuje, oraz ewentualne potrącenia) określane są każdorazowo w ofercie wydarzenia i stanowią jej integralną część.
4. Organizator może dopuścić zmianę osoby Uczestnika (przepisanie zgłoszenia) na zasadach wskazanych w komunikacji Organizatora.
5. Jeżeli Wydarzenie stanowi usługę związaną z wydarzeniem o ustalonej dacie (art. 38 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta), to konsumentowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość.

§11. Zmiana programu, formuły i odwołanie Wydarzenia

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Wydarzenia, w tym kolejności wystąpień oraz składu prelegentów.
2. Zmiana programu lub prelegentów nie stanowi podstawy roszczeń Uczestnika, o ile charakter i zasadniczy cel Wydarzenia pozostają niezmienione.
3. Organizator może odwołać Wydarzenie z ważnych przyczyn (w tym siła wyższa, awarie infrastruktury technicznej niezależne od Organizatora, nagłe ograniczenia prawne, zagrożenia bezpieczeństwa).
4. W razie odwołania Wydarzenia z przyczyn leżących po stronie Organizatora Uczestnik może żądać zwrotu Opłaty za udział; Organizator nie ponosi odpowiedzialności za inne koszty poniesione przez Uczestnika, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

§12. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych Uczestników i przedstawicieli Podmiotów zgłaszających jest Organizator.
2. Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w celach:
   1. rejestracji i obsługi udziału w Wydarzeniu,
   2. zapewnienia dostępu do Platformy i komunikacji organizacyjnej,
   3. rozliczeń finansowych i wystawienia faktur,
   4. dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
   5. zapewnienia bezpieczeństwa organizacyjnego i IT Wydarzenia (w tym przeciwdziałania nadużyciom).
3. Organizator może korzystać z dostawców usług teleinformatycznych (w tym Platformy Zoom) jako podmiotów przetwarzających dane lub odrębnych administratorów – zgodnie z ich rolą prawną.
4. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych (podstawy prawne, okres przechowywania, prawa osób, dane kontaktowe) zawarte są w klauzuli informacyjnej RODO dostępnej na stronie Organizatora lub pod Formularzem rejestracyjnym.
5. Uczestnik potwierdza zapoznanie się z klauzulą informacyjną przed wysłaniem Formularza rejestracyjnego.

§13. Reklamacje

1. Uczestnikowi przysługuje prawo złożenia reklamacji dotyczącej przebiegu Wydarzenia lub realizacji świadczeń przez Organizatora.
2. Reklamacje należy składać pisemnie lub e-mailowo na adres Organizatora, w terminie 14 dni od zakończenia Wydarzenia.
3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane Uczestnika, opis zastrzeżeń oraz żądanie.
4. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania i udzieli odpowiedzi na adres wskazany przez Uczestnika.

§14. Odpowiedzialność

1. Organizator ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wyłącznie w granicach winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. przeszkody w uczestnictwie wynikające z przyczyn leżących po stronie Uczestnika (brak sprzętu, brak łączności, blokady IT),
   2. szkody spowodowane przez osoby trzecie,
   3. skutki działania siły wyższej,
   4. czasowe przerwy lub ograniczenia wynikające z działania Platformy, o ile Organizator dochował należytej staranności w organizacji Wydarzenia i doborze narzędzia.

§15. Kontakt i postanowienia końcowe

1. W sprawach związanych z Wydarzeniem Uczestnicy mogą kontaktować się z Organizatorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na stronie Organizatora lub stronie Wydarzenia.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, RODO oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
3. Spory wynikłe na tle stosowania Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora, z zastrzeżeniem przepisów o właściwości sądów dla konsumentów.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania na stronie internetowej Organizatora i obowiązuje dla danej edycji Wydarzenia od chwili jego udostępnienia.