§1. Definicje

1. Na potrzeby niniejszego Regulaminu użyte poniżej pojęcia oznaczają:
   1. Organizator – Izba Gospodarcza Ciepłownictwo Polskie z siedzibą w Warszawie, ul. Migdałowa 4/22, 02-796 Warszawa.
   2. Wydarzenie – wydarzenie konferencyjne organizowane przez Organizatora, odbywające się w terminie i miejscu wskazanym w materiałach informacyjnych (w tym na stronie www.igcp.pl lub stronie dedykowanej wydarzeniu).
   3. Uczestnik – osoba fizyczna biorąca udział w Wydarzeniu, zgłaszająca się samodzielnie lub zgłoszona przez firmę/instytucję.
   4. Podmiot zgłaszający – przedsiębiorca lub inny podmiot, który dokonuje zgłoszenia Uczestnika (np. pracownika, współpracownika) do udziału w Wydarzeniu.
   5. Formularz rejestracyjny – elektroniczny formularz udostępniony przez Organizatora, służący do zgłoszenia udziału w Wydarzeniu, w szczególności na stronie Organizatora lub stronie dedykowanej wydarzeniu.
   6. Usługi reklamowe / pakiety reklamowe – dodatkowe usługi promocyjne oferowane przez Organizatora (np. ekspozycja logo, materiały reklamowe, pakiety sponsorskie) wybierane przez Uczestnika lub Podmiot zgłaszający w Formularzu rejestracyjnym.
   7. Regulamin – niniejszy regulamin uczestnictwa w Wydarzeniu.
   8. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
   9. KSeF – Krajowy System e-Faktur, o którym mowa w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.
2. Regulamin określa zasady zgłaszania i uczestnictwa w Wydarzeniu, zasady rejestracji, płatności, rezygnacji, zasady porządkowe oraz podstawowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych i utrwalania wizerunku Uczestników.

§2. Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Wydarzenia jest Organizator wskazany w §1 ust. 1 pkt 1.
2. Regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników, Podmioty zgłaszające, prelegentów, partnerów, sponsorów oraz inne osoby przebywające na terenie Wydarzenia.
3. Przesłanie Formularza rejestracyjnego jest równoznaczne z:
   1. akceptacją treści Regulaminu,
   2. zawarciem umowy o udział w Wydarzeniu pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem / Podmiotem zgłaszającym,
   3. potwierdzeniem zapoznania się z klauzulą informacyjną RODO.
4. Aktualna treść Regulaminu publikowana jest na stronie internetowej Organizatora lub stronie internetowej Wydarzenia.

§3. Zasady rejestracji i dane wymagane w Formularzu

1. Warunkiem koniecznym uczestnictwa w Wydarzeniu jest dokonanie rejestracji wyłącznie poprzez dedykowany Formularz rejestracyjny. Rejestracja w innej formie (telefonicznie, mailowo) ma charakter pomocniczy i nie zastępuje prawidłowego wypełnienia Formularza, chyba że Organizator postanowi inaczej.
2. W Formularzu rejestracyjnym Uczestnik / Podmiot zgłaszający podaje co najmniej następujące dane Uczestnika:
   1. imię,
   2. nazwisko,
   3. adres e-mail zgłaszającego wraz z jego potwierdzeniem,
   4. numer telefonu kontaktowego,
   5. wybór opcji zakwaterowania (jeżeli jest oferowane),
   6. informację, czy Uczestnik/Podmiot zgłaszający jest członkiem lub partnerem Izby Gospodarczej Ciepłownictwo Polskie (jeżeli dotyczy).
3. Formularz obejmuje również dane firmy/instytucji, na rzecz której wystawiona będzie proforma oraz po dokonaniu płatności  faktura:
   1. nazwa firmy,
   2. adres (ulica, nr budynku, kod pocztowy, miejscowość, województwo, państwo – domyślnie: Polska),
   3. NIP (jeżeli dotyczy),
   4. adres e-mail do otrzymania proformy i faktury (z potwierdzeniem).
4. Uczestnik / Podmiot zgłaszający może w Formularzu wybrać:
   1. rodzaj zakwaterowania,(Hotel 1-os./2-os.), zgodnie z aktualną ofertą cenową wskazaną przy rejestracji,
   2. skorzystanie z usług reklamowych,
   3. konkretny pakiet reklamowy (o ile jest dostępny),
   4. dodatkowe opcje oferowane przez Organizatora (np. wydarzenia towarzyszące).
   5. inne usługi dodatkowe lub marketingowe oferowane przez Organizatora, dostępne w danym Formularzu rejestracyjnym lub ofercie wydarzenia.
5. Poprzez wypełnienie Formularza rejestracyjnego Uczestnik / Podmiot zgłaszający składa następujące oświadczenia:
   1. podane dane są prawdziwe i aktualne,
   2. jest uprawniony do działania w imieniu podmiotu, którego dane wpisuje (w przypadku rejestracji pracowników/współpracowników),
   3. zapoznał się z Regulaminem i akceptuje jego treść,
   4. zapoznał się z klauzulą informacyjną RODO.
6. W Formularzu rejestracyjnym mogą być udostępnione osobne i dobrowolne zgody marketingowe, w szczególności na otrzymywanie informacji o przyszłych wydarzeniach Organizatora. Wyrażenie zgód marketingowych nie jest warunkiem udziału w Wydarzeniu.
7. Rejestracja jest skuteczna, gdy:
   1. Formularz został prawidłowo wypełniony i przesłany,
   2. Uczestnik po dokonaniu rejestracji na stronie wydarzenia musi potwierdzić adres email, który wskazał w formularzu poprze klikniecie na link przesłany przez organizatora,
   3. Organizator przesłał potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia na adres e-mail wskazany w Formularzu,
   4. w przypadku Wydarzenia odpłatnego – opłata za udział została zaksięgowana na rachunku bankowym Organizatora w terminie wskazanym w §5.

§4. Nabór, limity miejsc, lista rezerwowa

1. Liczba miejsc na Wydarzeniu jest ograniczona. O przyjęciu decyduje zasadniczo kolejność skutecznie dokonanych zgłoszeń (tj. wypełnienie Formularza oraz – jeśli dotyczy – dokonanie płatności).
2. Organizator może przewidzieć odrębne pule miejsc, w szczególności dla członków IGCP, partnerów, prelegentów lub sponsorów.
3. Po wyczerpaniu limitu miejsc Organizator może prowadzić listę rezerwową. Osoby  z listy rezerwowej mogą zostać zakwalifikowane w przypadku rezygnacji innego Uczestnika lub zwiększenia limitu miejsc.
4. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny, w szczególności w przypadku wątpliwości co do prawdziwości danych lub naruszeń poprzednich regulaminów przez danego Uczestnika.

§5. Opłaty, płatności, proformy  i faktury

1. Wysokość opłat za udział w Wydarzeniu, zakwaterowanie oraz pakiety reklamowe określona jest każdorazowo w komunikacji Organizatora (w tym na stronie wydarzenia, materiałach ofertowych).
2. Wszystkie ceny są podawane jako netto (bez z VAT), chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
3. Płatności dokonywane są przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Organizatora lub za pomocą innych udostępnionych metod płatności (np. system płatności online).
4. Termin płatności każdorazowo wskazuje Organizator; brak płatności w terminie może skutkować anulowaniem zgłoszenia.
5. Proformy  i faktury są wystawiane na dane podane w Formularzu oraz wysyłane na adres e-mail wskazany jako adres do proformy/ faktury.
6. Koszty dojazdu na Wydarzenie, dodatkowych noclegów, usług hotelowych wykraczających poza ofertę Wydarzenia (np. minibar, strefa SPA) Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
7. W przypadku objęcia Organizatora obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), faktury mogą być wystawiane i udostępniane za pośrednictwem KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
8. Podmiot zgłaszający/Uczestnik zobowiązany jest do podania prawidłowych danych niezbędnych do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, w tym numeru NIP.
9. W przypadku wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF, uznaje się ją za doręczoną w momencie jej udostępnienia w systemie, zgodnie z przepisami prawa.

§6. Zakwaterowanie i usługi reklamowe

1. W przypadku wyboru opcji z zakwaterowaniem Uczestnik otrzymuje noclegi w standardzie i terminie określonym w ofercie Wydarzenia (np. trzy noclegi w hotelu wskazanym przez Organizatora).
2. Szczegółowe zasady pobytu określa regulamin hotelu; Uczestnik zobowiązany jest do jego przestrzegania.
3. Ewentualne szkody powstałe w pokoju hotelowym z winy Uczestnika pokrywa Uczestnik bezpośrednio wobec hotelu.
4. Zakres usług reklamowych i pakietów reklamowych, w tym świadczenia w ramach pakietu, czas i forma ekspozycji, określony jest w ofercie handlowej lub na stronie rejestracyjnej.
5. W przypadku pakietów reklamowych Organizator może wymagać dodatkowych materiałów (logo, grafiki, teksty); Uczestnik/Podmiot zgłaszający oświadcza, że posiada prawa do tych materiałów.

§7. Rodzaje uczestnictwa

1. Organizator może przewidzieć różne formy uczestnictwa, np.:
   1. udział standardowy (bierny) – udział w sesjach, przerwach kawowych, bankiecie, materiały konferencyjne,
   2. udział czynny (prelegent) – jak wyżej, z możliwością wystąpienia/prezentacji,
   3. udział z pakietem reklamowym – udział w Wydarzeniu połączony z usługą reklamową.
2. Szczegółowy zakres świadczeń dla poszczególnych form uczestnictwa określony jest każdorazowo w informacji o wydarzeniu (oferta, strona Wydarzenia).

§8. Rezygnacja z udziału i zmiany

1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Wydarzeniu, przesyłając stosowne oświadczenie na adres e-mail Organizatora wskazany w materiałach wydarzenia.
2. Za datę rezygnacji przyjmuje się datę wpływu wiadomości e-mail do Organizatora (w dni robocze); wiadomości wysłane w dni wolne od pracy uważa się za doręczone następnego dnia roboczego.
3. Zasady zwrotu opłat (w tym termin, po którym zwrot nie przysługuje, oraz ewentualne potrącenia) określane są każdorazowo w ofercie wydarzenia i stanowią jej integralną część.
4. Organizator może dopuścić zmianę osoby Uczestnika (przepisanie zgłoszenia na inną osobę) w terminie wskazanym w materiałach wydarzenia.
5. Jeżeli Wydarzenie stanowi usługę związaną z wydarzeniem o ustalonej dacie (art. 38 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta), „Z uwagi na to, że Wydarzenie jest wydarzeniem z określoną datą, zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta konsumentowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość.”

§9. Zmiana programu, formuły i odwołanie Wydarzenia

1. Organizator zastrzega sobie prawo do:
   1. zmiany programu Wydarzenia, w tym kolejności wystąpień i składu prelegentów,
   2. zmiany miejsca Wydarzenia w obrębie tej samej miejscowości,
   3. zmiany formuły Wydarzenia (np. stacjonarna / online / hybrydowa) z przyczyn organizacyjnych lub prawnych,
   4. odwołania Wydarzenia z ważnych przyczyn, niezależnych od Organizatora (siła wyższa, nagłe ograniczenia prawne, zagrożenia bezpieczeństwa itp.).
2. W razie zmiany programu lub prelegentów Uczestnikowi nie przysługuje roszczenie o odszkodowanie, o ile charakter Wydarzenia pozostaje zasadniczo niezmieniony.
3. W razie zmiany formuły Wydarzenia na online lub hybrydową Organizator poinformuje o tym Uczestników; może wówczas:
   1. zaproponować zmianę rodzaju pakietu oraz dopasowanie ceny,
   2. określić zasady ewentualnych zwrotów różnicy w cenie.
4. W razie odwołania Wydarzenia z przyczyn leżących po stronie Organizatora Uczestnik może żądać zwrotu opłaty za udział; Organizator nie ponosi odpowiedzialności za inne koszty, jakie Uczestnik poniósł w związku z planowanym udziałem (koszty dojazdu, dodatkowych noclegów itp.), chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

§10. Zasady porządkowe, bezpieczeństwo i nagrywanie

1. Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do poleceń Organizatora, obsługi Wydarzenia oraz personelu hotelu/obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie.
2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania przepisów BHP, ppoż., regulaminu obiektu oraz ewentualnych zasad sanitarnych obowiązujących w danym czasie.
3. Zabronione jest wnoszenie na teren Wydarzenia broni, niebezpiecznych narzędzi, substancji niebezpiecznych oraz zachowanie mogące stwarzać zagrożenie dla innych Uczestników.
4. Organizator może odmówić wstępu lub usunąć z Wydarzenia osobę:
   1. znajdującą się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających,
   2. zachowującą się agresywnie, wulgarnie lub w inny sposób naruszający porządek i dobre obyczaje,
   3. naruszającą postanowienia Regulaminu.
5. Bez pisemnej zgody Organizatora zabronione jest profesjonalne rejestrowanie dźwięku, obrazu lub prowadzenie transmisji Wydarzenia (np. kamerą, profesjonalnym sprzętem audio-video).
6. Dopuszcza się wykonywanie przez Uczestników zdjęć/krótkich nagrań na własny użytek, o ile nie narusza to praw innych Uczestników, praw autorskich, tajemnicy przedsiębiorstwa lub zasad bezpieczeństwa i nie zakłóca przebiegu Wydarzenia.
7. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie na terenie obiektu Wydarzenia.

§11. Materiały wydarzenia i prawa autorskie

1. Prezentacje, nagrania, materiały szkoleniowe, grafiki, treści wystąpień oraz inne materiały („Materiały”) podlegają ochronie na podstawie przepisów prawa autorskiego.
2. Uczestnik może korzystać z Materiałów wyłącznie na własny użytek, w zakresie osobistego zapoznania się z treścią, bez prawa dalszego rozpowszechniania, udostępniania, publikacji lub modyfikacji, chyba że Organizator lub uprawniony autor wyraźnie postanowi inaczej.
3. Uczestnik, który przedstawia własne Materiały, oświadcza, że przysługują mu do nich odpowiednie prawa oraz że ich udostępnienie nie narusza praw osób trzecich.

§12. Utrwalanie wizerunku i nagrania (RODO + prawo autorskie)

1. W trakcie Wydarzenia Organizator może utrwalać jej przebieg w formie zdjęć, nagrań wideo i audio, obejmujących również wizerunki i głosy Uczestników.
2. Podstawą prawną przetwarzania wizerunku i głosu Uczestników w zakresie dokumentacji Wydarzenia oraz działań informacyjnych i promocyjnych Organizatora jest prawnie uzasadniony interes Organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Materiały dokumentujące Wydarzenie mogą być publikowane w szczególności na stronach internetowych Organizatora, w mediach społecznościowych, w materiałach informacyjnych i promocyjnych związanych z działalnością Organizatora.
4. W przypadku ujęć o charakterze zindywidualizowanym, które nie są niezbędne do dokumentowania Wydarzenia (np. sesje zdjęciowe, indywidualne wywiady, portrety), przetwarzanie wizerunku i wypowiedzi Uczestnika odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody Uczestnika, która może zostać wyrażona w formie pisemnej, elektronicznej lub poprzez wyraźne działanie potwierdzające (np. przystąpienie do nagrania po uprzednim poinformowaniu o jego celu i sposobie wykorzystania).
5. Zgoda, o której mowa w ust. 4, może być w każdym czasie cofnięta, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
6. Zgoda nie jest wymagana, jeżeli wizerunek Uczestnika stanowi szczegół większej całości (zgromadzenia, krajobrazu, imprezy) w rozumieniu art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
7. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartych na uzasadnionym interesie Administratora, w tym w szczególności wobec publikacji materiałów z jego wizerunkiem, jeżeli przemawiają za tym jego szczególne okoliczności.
8. Uczestnik biorący udział w nagraniach indywidualnych (np. krótkich wypowiedziach, wywiadach, materiałach podsumowujących Wydarzenie) potwierdza, że został poinformowany o celu nagrania oraz sposobie jego wykorzystania, w tym w szczególności w materiałach promocyjnych i podsumowujących Wydarzenie.
9. Udział w nagraniu indywidualnym jest w pełni dobrowolny i brak zgody nie wpływa na możliwość uczestnictwa w Wydarzeniu.
10. Uczestnik ma prawo w każdym czasie odmówić udziału w nagraniu lub wycofać zgodę na wykorzystanie jego wizerunku i wypowiedzi, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§13. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych Uczestników i przedstawicieli Podmiotów zgłaszających jest Izba Gospodarcza Ciepłownictwo Polskie z siedzibą w Warszawie, ul. Migdałowa 4/22, 02-796 Warszawa.
2. Dane osobowę są przetwarzane w szczególności w celach:
   1. rejestracji i obsługi udziału w Wydarzeniu,
   2. rozliczeń finansowych i wystawienia proform i faktur,
   3. dokumentowania przebiegu Wydarzenia,
   4. prowadzenia ewentualnej korespondencji posprzedażowej oraz obsługi reklamacji,
   5. realizowania działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących Wydarzenia (w zakresie wizerunku – zgodnie z §12).
   6. realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych oraz dotyczących fakturowania elektronicznego (KSeF).
3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych (w tym podstawy prawne, okres przechowywania, prawa osób, którym dane dotyczą, dane kontaktowe inspektora ochrony danych – jeśli powołano) zawarte są w klauzuli informacyjnej RODO dostępnej na stronie www.igcp.pl lub stronie Wydarzenia oraz pod Formularzem rejestracyjnym.
4. Uczestnik potwierdza zapoznanie się z klauzulą informacyjną przed wysłaniem Formularza rejestracyjnego.

§14. Reklamacje

1. Uczestnikowi przysługuje prawo złożenia reklamacji dotyczącej przebiegu Wydarzenia lub realizacji świadczeń przez Organizatora.
2. Reklamacje należy składać w formie pisemnej lub drogą e-mailową na adres Organizatora, w terminie 14 dni od zakończenia Wydarzenia.
3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane Uczestnika, opis zastrzeżeń oraz żądanie Uczestnika.
4. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania i udzieli odpowiedzi na adres wskazany przez Uczestnika.

§15. Odpowiedzialność

1. Organizator ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wyłącznie w granicach winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. rzeczy Uczestników zagubione, zniszczone lub skradzione w trakcie Wydarzenia,
   2. szkody spowodowane przez osoby trzecie,
   3. przeszkody w uczestnictwie wynikające z przyczyn leżących po stronie Uczestnika (np. brak odpowiedniego sprzętu/łączności w przypadku formuły online),
   4. skutki działania siły wyższej.

§16. Kontakt i postanowienia końcowe

1. W sprawach związanych z Wydarzeniem Uczestnicy mogą kontaktować się z Organizatorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na stronie www.igcp.pl lub stronie Wydarzenia.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, RODO oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
3. Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora, z zastrzeżeniem przepisów o właściwości sądów dla konsumentów.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie internetowej Organizatora i obowiązuje dla danej edycji Wydarzenia od chwili jego udostępnienia.
5. Regulamin ma charakter ramowy i znajduje zastosowanie do różnych wydarzeń organizowanych przez Organizatora, o ile szczegółowe warunki danego wydarzenia (w tym zakres usług, pakiety reklamowe, ceny) określone są w Formularzu rejestracyjnym lub ofercie.